Publipostage, un outil utile : fonctionnement et avantages

Le publipostage est le terme français utilisé pour parler d’un mailing. C’est donc un envoi massif de courriers par voie postale à une cible de particuliers ou d’entreprises à but informatif ou publicitaire. Un publipostage est également une fonctionnalité présente sur de nombreux logiciels de traitement de texte. Elle permet de fusionner un fichier texte et un fichier de type base de données, contenant des noms et des adresses de clients, prospects…

Publipostage : le principe de fonctionnement

Pour réaliser votre mailing, le publipostage est une fonctionnalité très utile pour la personnalisation des courriers. Que vous réalisiez cette opération vous-même ou que vous l’externalisiez auprès de votre routeur, le principe est identique.

Pour utiliser la fonction publipostage de votre logiciel de traitement de texte, il vous faut un courrier déjà rédigé et un fichier de clients ou de prospects identifiés. Ensuite, vous devez respecter les étapes suivantes :

• Ouvrez votre courrier, précédemment rédigé, dans votre logiciel de traitement de texte,
• faites votre mise en page en laissant des espaces vides pour les informations que vous importerez depuis la base de données (nom, prénom, adresse, CP, ville…),
• déclenchez la fonction de publipostage,
• choisissez votre base de données calibrée à votre convenance (en-têtes des colonnes, même typographie, respect de la casse…),
• placez votre curseur à l’endroit où vous souhaitez insérer des éléments variables de la base de données et insérez un champ de fusion en le sélectionnant dans la liste (ex : <NOM>, <adresse>…),
• fusionnez ensuite votre document. Les champs de fusion sont alors remplacés par chaque élément de votre base de données et une lettre personnalisée est créée pour chacun des contacts de votre fichier.

Une fois la fusion réalisée, vous pouvez toujours modifier vos lettres mais cette fois, une par une. Si vous avez des modifications à faire sur l’ensemble, mieux vaut revenir en arrière dans le processus de publipostage.

Les avantages du publipostage

Le publipostage permet de personnaliser les courriers en fonction de leur destinataire. Cette technique présente des avantages pour tous les acteurs.

Pour l’annonceur ou l’expéditeur, le publipostage personnalise le message ce qui le rend plus attractif pour la cible et augmente le taux de retour, ou le taux d’ouverture. Il donne également un aspect professionnel au courrier et transmet l’illusion qu’il n’a été écrit que pour une personne.

Pour le routeur, le publipostage représente un gain de temps car l’opération se fait quasiment automatiquement et ne prend que quelques minutes. De même, en insérant l’adresse sur le courrier, elle est imprimée en même temps que celui-ci, ce qui permet une mise sous pli directement sans avoir besoin d’imprimer sur les enveloppes ou sur des étiquettes. Cette méthode est moins coûteuse et largement plus répandue.

Si vous voulez réaliser un mailing et en déléguer la conception à un routeur, vérifiez bien que cela fait partie de ses prestations. En effet, certains routeurs ne prennent en charge que le routage, alors que d’autres assurent également l’impression des courriers, la conception des lettres et des flyers, la location du fichier… Pour cela, n’hésitez pas à réaliser plusieurs demandes de et comparez les offres.