Votre société traite un nombre considérable de courriers chaque jour. Vous envoyez très régulièrement des enveloppes en grand nombre à destination de vos clients ou prestataires. Vos salariés consacrent un temps non négligeable à la mise sous pli enveloppe, temps qui leur manque par la suite pour effectuer leurs tâches quotidiennes définies dans leurs missions. Pour autant, vous ne souhaitez pas externaliser votre service courrier…
Pour conserver cette activité au sein de votre entreprise et gagner en productivité, une solution s’offre à vous : automatiser la mise sous pli enveloppe grâce à une machine conçue spécifiquement pour cette tâche ! Découvrons ensemble les avantages d’une telle machine ainsi que son coût.
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Avantages de la machine de mise sous pli enveloppe
Les avantages d’un tel outil de traitement de courrier sont nombreux :
- Gain de temps certain pour les salariés et donc gain en productivité de votre entreprise ;
- Traitement du courrier conservé en interne : la confidentialité de vos envois est préservée ;
- Traitement rapide de vos envois ;
- Une communication plus impactante grâce à l’envoi en nombre de publicités par exemple.
Il existe différents modèles de machine mise sous pli enveloppe à choisir selon le volume d’enveloppes que votre entreprise envoie chaque jour, ou bien selon la moyenne sur une semaine. N’hésitez pas à faire appel à plusieurs spécialistes dans ce domaine qui sauront vous conseiller sur le choix à faire en fonction des besoins de votre entreprise.
Toutes les machines de mise sous enveloppe permettent le pliage automatique de votre courrier, avec la possibilité de choisir parmi différents pliages, d’assembler plusieurs documents entre eux, etc. Ce type de machine permet également la mise sous pli enveloppe de taille et de modèles différents. Enfin, la plupart des machines à mise sous pli automatique peuvent être reliées à une machine à affranchir, ce qui permet une automatisation complète de votre service courrier, et ce toujours en interne !
Machine sous pli : combien ça coûte ?
Pour profiter de tous les avantages d’une machine à mise sous pli enveloppe, deux solutions s’offrent à vous :
- La location : les mensualités débutent à partir de 100 euros chaque mois. Le contrat de location inclut en général la maintenance de votre machine et le dépannage en cas de dysfonctionnement.
- L’achat : comptez entre 3000 et 25 000 euros pour les modèles les plus perfectionnés. Ces dernières sont en effet dotées de fonctionnalités très pointues comme l’option de tri ou le comptage du nombre de documents mis sous enveloppe par heure. Pour l’utilisation de telles machines, le fournisseur propose une formation nécessaire pour le bon déroulement des opérations.
Le critère déterminant pour choisir entre la solution de location ou d’achat de votre machine de mise sous pli enveloppe est le nombre d’envois que votre entreprise effectue chaque jour ou chaque semaine. Les fournisseurs pourront vous aider à bien choisir votre solution et même s’adapter aux besoins de votre entreprise s’ils venaient à changer au fil du temps.
