Le faxing, une solution pour tous : avantages, tarifs et conseils

Vous cherchez une solution de routage pour optimiser la communication de votre entreprise. À l’heure des emails, vous préférez envoyer des documents matérialisés que vos interlocuteurs pourront tenir entre leurs mains, annotez, lire et relire. Le routage postal vous semble trop cher, peu immédiat ? Pourquoi ne pas choisir le faxing ou routage par télécopie ? Contrairement aux idées reçues, le télécopieur est loin d’être dépassé puisque près de 99 % des entreprises en sont encore équipées ! Alors suivez le guide pour tout connaître de cette solution de routage rapide et économique.

Avantages du faxing

Le télécopieur est encore extrêmement utilisé dans les entreprises : on compte environ 2 milliards de télécopies envoyés en France chaque année ! Parmi eux, on dénombre principalement des fax qui relayent des offres commerciales : ce type de prospection ne représente pas moins de 1, 7 milliards de fax envoyés par an en France.

Quels sont les avantages du faxing ?

• Le fax est doté d’une valeur juridique ;
• Il permet un accusé de réception : vous êtes certain que votre document est bien arrivé chez votre contact ;
• La communication se fait sur papier et est donc bien plus facile et plaisante à lire qu’un email sur un écran d’ordinateur ;
• L’envoi et la réception se fait immédiatement, sans attendre le délai de la poste comme pour le routage postal ;
• Cette solution est bien moins chère que le routage postal puisqu’il n’y a pas à affranchir le courrier envoyé.

Les spécialistes du faxing sont ainsi sollicités par entreprises, ces derniers sauront vous donner tous les détails nécessaires à l’installation d’une telle solution.

Qui utilise le routage par fax ?

Nous l’avons vu, quasiment la totalité des entreprises utilise un télécopieur. Mais à qui s’adresse plus particulièrement le faxing ? On constate qu’il est principalement utilisé dans les secteurs suivants :

• Tourisme ;
• Banques et assurances ;
• Grande distribution ;
• Secteur tertiaire ;
• Presse ;
• Edition ;
• Industrie ;
• Télécommunications ;
• Transports ;
• Syndicats, partis politiques, salons professionnels…

L’éventail des utilisateurs du faxing est donc large. Grâce à cette communication rapide, l’entreprise peut envoyer des :

• Communiqués et dossiers de presse ;
• Offres commerciales, offres de lancement ;
• Circulaires ;
• Formulaires ;
• Fax de confirmation ;
• Appels de dons ;
• Communication avec les adhérents ;
• Messages d’alertes, d’informations, d’inscriptions…

Le choix et les possibilités en termes de communication sont donc larges et variés ! À vous de choisir le support de communication en fonction de vos projets et de votre cible.

Des conseils pour bien communiquer par fax

La qualité du message envoyé est primordiale pour une communication réussie et efficace. Voici quelques points déterminant sur lesquels il est nécessaire de passer un peu de temps avant de lancer votre faxing :

• Importance du format : le texte de votre fax doit être court, accessible, percutant. N’utilisez pas une police de caractères trop difficile à déchiffrer ou trop petite. Votre message doit tenir sur une feuille A4 : prévoyez des marges pour que votre texte ne soit pas coupé ;
• Adresse de votre entreprise : elle doit absolument être visible par le destinataire avant même qu’il ait à lire le message que vous lui envoyez . Une possibilité de désabonnement aux télécopies envoyées par votre entreprise doit être proposée visiblement à vos destinataires.
• Importance de la charte graphique : les couleurs et formes de votre document doivent relayer efficacement le message que vous souhaitez faire passer et s’adapter parfaitement à ce dernier dans une cohérence totale ;
• Importance du contenu : percutant, concis, attractif…Il pourra être original, humoristique ou au contraire rigoureux, en fonction de l’identité de votre entreprise et de la cible à laquelle vous vous adressez…

Le coût du faxing

Il s’agit là d’un des avantages du faxing :

• Le coût va dépendre de la quantité de télécopies que vous souhaitez envoyer chaque jour ou chaque semaine ainsi que de la solution que vous aurez choisi : prestataire extérieur ou non.
• Si vous vous adressez à un prestataire extérieur, il faudra en effet ajouter entre 20 et 40 euros de frais de traitement qui n’existent pas si vous optez pour un logiciel de routage.
• Ensuite, les prix par télécopies sont dégressifs en fonction de la quantité envoyées : plus vous envoyez de fax, plus le prix par unité baisse.

N’hésitez pas à consulter plusieurs spécialistes dans le domaine du faxing qui sauront vous conseiller sur le meilleur prix en fonction des besoins de votre entreprise. Faire établir plusieurs devis et les comparer entre eux est une bonne solution pour vous décidez au mieux.